Pourquoi les dossiers de formation en ligne ne constituent pas une preuve de formation

La formation en entreprise répond à de nombreux objectifs : satisfaire aux exigences réglementaires, renforcer les compétences des effectifs et démontrer la diligence raisonnable. Mais, quel que soit l'objectif, une même hypothèse prévaut : un certificat de fin de formation constitue la preuve que la formation a bien eu lieu.

Ce n'est pas le cas.

Un certificat de fin de formation prouve uniquement que la formation a été consultée. Il ne prouve pas qui l'a consultée, si la personne a interagi avec le contenu, ni si la personne enregistrée est celle qui a réellement suivi la formation. Dans le cadre d'une enquête réglementaire ou d'une procédure judiciaire, cette distinction est capitale.

L'affaire PricewaterhouseCoopers

PricewaterhouseCoopers est l'un des quatre grands cabinets d'audit et le deuxième plus grand réseau de services professionnels au monde. Dans une enquête réglementaire publiée menée par le Conseil canadien sur la reddition de comptes, des amendes de plus d'un million de dollars canadiens ont été imposées après qu'il a été découvert que des employés juniors, des cadres, des directeurs et des associés de PwC avaient partagé les réponses à des formations internes sur l'audit, la comptabilité et l'indépendance professionnelle.

Le régulateur a conclu que PwC n'avait pas mis en place les politiques et procédures nécessaires pour s'assurer, de manière raisonnable, que son personnel suivait les formations obligatoires comme prévu.

Il ne s'agissait pas d'une petite organisation aux ressources limitées, mais de l'un des cabinets de services professionnels les plus sophistiqués au monde, doté d'une infrastructure de conformité dédiée. Pourtant, le programme de formation interne n'a pas permis de vérifier que les bonnes personnes suivaient les bonnes formations.

Si cela peut arriver chez PwC, cela peut arriver n'importe où.

Ce que les régulateurs exigent réellement

Les échanges avec les dirigeants d'entreprises privées révèlent une lacune constante dans la compréhension des enjeux. En règle générale, les régulateurs ne stipulent pas d'exigences de surveillance spécifiques sur la manière dont la formation doit être dispensée ou vérifiée. Ils précisent le résultat attendu : que le personnel soit formé.

L'idée reçue selon laquelle donner accès à une formation en ligne suffit à atteindre cet objectif est la source des problèmes pour les organisations. Les dossiers de formation en ligne prouvent que la formation a été consultée, mais pas qu'elle a été suivie, ni par qui. La direction de l'entreprise ne dispose souvent d'aucune preuve de la participation individuelle des employés, ni de processus pour l'obtenir.

Lorsqu'une enquête réglementaire ou une action en justice fait suite à un incident sur le lieu de travail, cette lacune devient le cœur du problème.

Pourquoi l'assurance ne résout pas ce problème

Face à une action réglementaire ou judiciaire, de nombreuses organisations se tournent vers l'assurance comme filet de sécurité. Il est utile de comprendre ce que l'assurance couvre et ce qu'elle ne couvre pas.

Les polices d'assurance ne couvrent pas la mauvaise foi ou la négligence grave. L'argument selon lequel les dirigeants d'une entreprise ont fait preuve de négligence grave repose sur la définition établie dans l'arrêt Hart c. Kline (1941) : la négligence grave est définie comme une indifférence à l'égard d'une obligation légale de diligence. Une organisation qui a fourni un accès à une formation sans aucun mécanisme pour vérifier qui l'a suivie, ou si les employés ont réellement interagi avec le contenu, pourrait trouver cet argument difficile à contrer.

Un certificat de fin de formation qui ne permet pas de confirmer l'identité ou la participation n'est pas une défense. C'est la preuve de la lacune.

À quoi ressemble une formation interne vérifiée

Integrity Advocate aide les organisations à combler cette lacune en vérifiant l'identité et la participation effective du personnel interne à chaque session de formation. Le résultat est un registre qui démontre non seulement que la formation a été consultée, mais que la bonne personne l'a suivie et était présente tout au long du processus.

Cela élimine les risques liés aux dossiers de formation invérifiables lors d'enquêtes réglementaires, de procédures judiciaires et de litiges en matière d'assurance.

Comme l'a souligné un cadre dirigeant d'un de nos clients : « La manière dont nous transmettons l'information à notre personnel témoigne de l'importance que nous lui accordons. »

La façon dont une organisation aborde la vérification de la formation envoie un signal sur le sérieux avec lequel elle considère les compétences enseignées. Pour la formation à la conformité, la sécurité et toute instruction ayant une portée réglementaire ou juridique, ce signal est déterminant.

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