La norme Alliance pour la vérification de la formation en ligne
Comprenez les principes et les recommandations pour dispenser une formation en ligne vérifiée tout en assurant la conformité, la diligence raisonnable et la protection de la vie privée des apprenants.
Remerciements
Ce document s'appuie largement sur les travaux antérieurs d'autres organisations possédant une expertise et un intérêt spécifiques concernant l'utilisation de la formation dans la prévention des accidents et des décès au travail. Vous trouverez ci-dessous la liste des organisations consultées pour l'élaboration de ce document.
American National Standards Institute (ANSI)
Organisation privée à but non lucratif qui administre et coordonne le système volontaire de normalisation et d'évaluation de la conformité aux États-Unis. Fondé en 1918, l'Institut travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes de l'industrie et du gouvernement pour identifier et développer des solutions fondées sur des normes et la conformité, répondant aux priorités nationales et mondiales.
Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP)
La CAPP représente les entreprises qui explorent, développent et produisent du gaz naturel et du pétrole brut à travers le Canada. Ensemble, les membres et membres associés de la CAPP constituent un pilier de l'industrie nationale, générant environ 120 milliards de dollars de revenus annuels issus de la production pétrolière et gazière. La mission de la CAPP, au nom de l'industrie canadienne de l'amont pétrolier et gazier, est de défendre et de favoriser la compétitivité économique ainsi qu'une performance sûre, responsable sur le plan environnemental et social.
Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP)
La CAPP représente les entreprises qui explorent, développent et produisent du gaz naturel et du pétrole brut à travers le Canada. Ensemble, les membres et membres associés de la CAPP constituent un pilier de l'industrie nationale, générant environ 120 milliards de dollars de revenus annuels issus de la production pétrolière et gazière. La mission de la CAPP, au nom de l'industrie canadienne de l'amont pétrolier et gazier, est de défendre et de favoriser la compétitivité économique ainsi qu'une performance sûre, responsable sur le plan environnemental et social.
International Accreditors of Continuing Education and Training (IACET)
L'IACET s'appuie sur la norme ANSI/IACET, sur des recherches approfondies concernant les processus d'apprentissage et sur un réseau mondial d'experts pour orienter le développement de ses futures normes. La mission de l'IACET est d'aider les prestataires de formation continue à offrir une expérience d'apprentissage supérieure aux adultes.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
Avec l'Occupational Safety and Health Act de 1970, le Congrès a créé l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) afin de garantir des conditions de travail sûres et saines pour les travailleurs, en établissant et en faisant respecter des normes, et en assurant la formation, la sensibilisation, l'éducation et l'assistance. Ce document fait référence aux ressources de l'OSHA, mais ne doit pas être considéré comme une approbation, l'OSHA déclarant explicitement qu'elle « n'approuve, ne soutient ni ne promeut les produits ou services de tiers ».
Avis de non-responsabilité
Cette publication est destinée aux organisations qui proposent et utilisent des formations en ligne à des fins réglementaires, juridiques et de prévention. Bien que les informations contenues dans ce document soient jugées fiables, les auteurs ne garantissent pas leur exactitude. L'utilisation de ce rapport ou de toute information qu'il contient se fait aux seuls risques de l'utilisateur, indépendamment de toute faute ou négligence de la part des auteurs ou des contributeurs.
Ce document s'appuie largement sur les travaux antérieurs d'autres organisations possédant une expertise et un intérêt spécifiques concernant l'utilisation de la formation dans la prévention des accidents et des décès au travail. Vous trouverez ci-dessous la liste des organisations consultées pour l'élaboration de ce document.
American National Standards Institute (ANSI)
Organisation privée à but non lucratif qui administre et coordonne le système volontaire de normalisation et d'évaluation de la conformité aux États-Unis. Fondé en 1918, l'Institut travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes de l'industrie et du gouvernement pour identifier et développer des solutions fondées sur des normes et la conformité, répondant aux priorités nationales et mondiales.
Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP)
La CAPP représente les entreprises qui explorent, développent et produisent du gaz naturel et du pétrole brut à travers le Canada. Ensemble, les membres et membres associés de la CAPP constituent un pilier de l'industrie nationale, générant environ 120 milliards de dollars de revenus annuels issus de la production pétrolière et gazière. La mission de la CAPP, au nom de l'industrie canadienne de l'amont pétrolier et gazier, est de défendre et de favoriser la compétitivité économique ainsi qu'une performance sûre, responsable sur le plan environnemental et social.
Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP)
La CAPP représente les entreprises qui explorent, développent et produisent du gaz naturel et du pétrole brut à travers le Canada. Ensemble, les membres et membres associés de la CAPP constituent un pilier de l'industrie nationale, générant environ 120 milliards de dollars de revenus annuels issus de la production pétrolière et gazière. La mission de la CAPP, au nom de l'industrie canadienne de l'amont pétrolier et gazier, est de défendre et de favoriser la compétitivité économique ainsi qu'une performance sûre, responsable sur le plan environnemental et social.
International Accreditors of Continuing Education and Training (IACET)
L'IACET s'appuie sur la norme ANSI/IACET, sur des recherches approfondies concernant les processus d'apprentissage et sur un réseau mondial d'experts pour orienter le développement de ses futures normes. La mission de l'IACET est d'aider les prestataires de formation continue à offrir une expérience d'apprentissage supérieure aux adultes.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
Avec l'Occupational Safety and Health Act de 1970, le Congrès a créé l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) afin de garantir des conditions de travail sûres et saines pour les travailleurs, en établissant et en faisant respecter des normes, et en assurant la formation, la sensibilisation, l'éducation et l'assistance. Ce document fait référence aux ressources de l'OSHA, mais ne doit pas être considéré comme une approbation, l'OSHA déclarant explicitement qu'elle « n'approuve, ne soutient ni ne promeut les produits ou services de tiers ».
Avis de non-responsabilité
Cette publication est destinée aux organisations qui proposent et utilisent des formations en ligne à des fins réglementaires, juridiques et de prévention. Bien que les informations contenues dans ce document soient jugées fiables, les auteurs ne garantissent pas leur exactitude. L'utilisation de ce rapport ou de toute information qu'il contient se fait aux seuls risques de l'utilisateur, indépendamment de toute faute ou négligence de la part des auteurs ou des contributeurs.
Présentation
Avant la généralisation de l'utilisation d'Internet, la quasi-totalité de la formation du personnel à des fins réglementaires, juridiques et de prévention était dispensée en salle, avec des formateurs assurant un enseignement en présentiel devant un groupe de personnes. Les temps ont changé, et les organisations proposent aujourd'hui la formation en ligne comme une alternative viable à la formation traditionnelle dirigée par un instructeur en salle.
Bien que la formation en ligne offre des avantages tels que des économies de coûts, une grande commodité et une évolutivité accrue, elle présente des inconvénients majeurs si elle n'est pas mise en œuvre de manière appropriée. Une formation en ligne dépourvue de capacités intégrées d'identification des travailleurs et de vérification de leur participation pourrait s'avérer problématique dans un secteur soumis à un contrôle juridique.
Cela est particulièrement important dans les secteurs à haut risque, où la formation à la sécurité peut faire la différence entre la vie et la mort.
- Les employeurs s'appuient sur la preuve de formation pour s'assurer d'atténuer les risques opérationnels et de protéger leur personnel ainsi que leurs activités.
- Les organismes de réglementation s'appuient sur la preuve de formation pour démontrer la conformité de l'employeur à la législation.
- Les tribunaux s'appuient sur la preuve de formation pour démontrer la diligence raisonnable d'un employeur.
Toute organisation qui s'appuie sur une formation à la sécurité en ligne doit s'assurer que les travailleurs reçoivent les informations nécessaires et démontrent l'acquisition des compétences visées pour que la prestation de contenu en ligne soit considérée comme une « formation » et que les travailleurs concernés soient considérés comme « formés » 1. Par souci de clarté, ce document désignera la formation incluant une vérification de l'identité et de la participation sous le terme de « formation vérifiée », et utilisera le terme « contenu en ligne » pour ce que certains pourraient appeler formation, mais où l'identité et la participation du travailleur visé ne sont pas établies.
Avant la généralisation de l'utilisation d'Internet, la quasi-totalité de la formation du personnel à des fins réglementaires, juridiques et de prévention était dispensée en salle, avec des formateurs assurant un enseignement en présentiel devant un groupe de personnes. Les temps ont changé, et les organisations proposent aujourd'hui la formation en ligne comme une alternative viable à la formation traditionnelle dirigée par un instructeur en salle.
Bien que la formation en ligne offre des avantages tels que des économies de coûts, une grande commodité et une évolutivité accrue, elle présente des inconvénients majeurs si elle n'est pas mise en œuvre de manière appropriée. Une formation en ligne dépourvue de capacités intégrées d'identification des travailleurs et de vérification de leur participation pourrait s'avérer problématique dans un secteur soumis à un contrôle juridique.
Cela est particulièrement important dans les secteurs à haut risque, où la formation à la sécurité peut faire la différence entre la vie et la mort.
- Les employeurs s'appuient sur la preuve de formation pour s'assurer d'atténuer les risques opérationnels et de protéger leur personnel ainsi que leurs activités.
- Les organismes de réglementation s'appuient sur la preuve de formation pour démontrer la conformité de l'employeur à la législation.
- Les tribunaux s'appuient sur la preuve de formation pour démontrer la diligence raisonnable d'un employeur.
Toute organisation qui s'appuie sur une formation à la sécurité en ligne doit s'assurer que les travailleurs reçoivent les informations nécessaires et démontrent l'acquisition des compétences visées pour que la prestation de contenu en ligne soit considérée comme une « formation » et que les travailleurs concernés soient considérés comme « formés » 1. Par souci de clarté, ce document désignera la formation incluant une vérification de l'identité et de la participation sous le terme de « formation vérifiée », et utilisera le terme « contenu en ligne » pour ce que certains pourraient appeler formation, mais où l'identité et la participation du travailleur visé ne sont pas établies.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) des États-Unis
#2254-09R« Les employeurs doivent être en mesure de démontrer à la fois que la formation était adéquate, en fonction de son contenu, et que l'employé a bien suivi cette formation. »
#2254-09R« Les employeurs doivent être en mesure de démontrer à la fois que la formation était adéquate, en fonction de son contenu, et que l'employé a bien suivi cette formation. »
American National Standards Institute et American Society of Safety Engineers
ANSI+ASSE Z490.17.2.2 « Les dossiers de prestation pour chaque événement de formation doivent identifier la participation du stagiaire à la formation
ANSI+ASSE Z490.17.2.2 « Les dossiers de prestation pour chaque événement de formation doivent identifier la participation du stagiaire à la formation
Introduction
Le défi inhérent à la prestation d'une formation vérifiée réside dans la difficulté de garantir que l'identité et la participation du travailleur sont conformes à l'objectif visé.
Les statistiques les plus récentes disponibles auprès du Bureau of Labor Statistics des États-Unis montrent que plus de 2,7 millions d'incidents sur le lieu de travail ont eu lieu rien qu'en 20202. L'enquête menée par l'OSHA sur ces incidents se concentre sur les facteurs clés qui auraient pu empêcher l'incident de se produire et sur la question de savoir si l'employeur a fait preuve d'un niveau de diligence raisonnable approprié, notamment en fournissant et en s'assurant du suivi d'une formation adéquate. Les enquêteurs de l'OSHA sont formés pour s'assurer que les travailleurs « reçoivent » une formation adéquate et non pas simplement que l'employeur a « fourni » un accès à la « formation »3.
Des tentatives ont été faites pour faciliter la diffusion, l'utilisation et la consommation de formations en ligne en autonomie, mais peu d'entre elles garantissent que l'employé est réellement impliqué. De plus, l'anonymat général des formations en ligne non vérifiées ne permet pas de créer un dossier défendable indiquant qui a suivi la formation et si les participants étaient activement engagés pendant celle-ci.
Sans preuve vérifiable que la formation a bien été reçue par les employés, les entreprises qui dispensent cette formation ne peuvent pas se conformer pleinement aux normes réglementaires et de diligence raisonnable. Heureusement, il existe désormais des technologies permettant de vérifier la formation en ligne sans contraintes liées à l'appareil, à la bande passante, au coût ou à l'administration.
Ce document d'orientation a été créé pour aider les organisations qui s'efforcent d'utiliser cette technologie dans le cadre de leur programme de formation en ligne, ainsi que les organisations qui dispensent des orientations de sensibilisation par l'intermédiaire de prestataires tiers à ceux qui travaillent dans les environnements à haut risque où elles opèrent.
1. Avis de non-responsabilité juridique
Ce document d'orientation n'a pas pour vocation de constituer un avis juridique. Il est destiné à servir de guide ou de recueil de bonnes pratiques pour les organisations qui utilisent ou envisagent d'utiliser des méthodes de vérification dans le cadre de formations en ligne, conformément à leurs exigences en matière d'éducation et de formation. Les lois spécifiques relatives à l'environnement, à la santé et à la sécurité au travail (SST) et à la protection de la vie privée varient d'une juridiction à l'autre. Les questions juridiques sont souvent complexes et dépendent fortement des circonstances propres à chaque cas.
Les organisations devraient solliciter des conseils juridiques basés sur leur situation particulière auprès d'un avocat spécialisé dans le domaine du droit concerné.
Les organisations doivent également garder à l'esprit que, comme toute technologie, l'application ou l'utilisation de la vérification de l'identité et de la participation peut être mise en œuvre avec diligence et facilité, ou au contraire de manière négligente, ce qui peut entraîner des risques juridiques (par exemple, des scans de pièces violant le 4e amendement, l'utilisation de données biométriques, la collecte/conservation/distribution excessive de données).
2. Portée
Les activités de formation mentionnées ici se déroulent sur des ordinateurs, des tablettes ou des smartphones disposant d'un accès à Internet et d'une caméra frontale. Cette formation implique généralement divers éléments multimédias tels que des animations, des graphiques, une narration vocale et des vidéos, utilisés pour transmettre le contenu pédagogique sur un sujet spécifique.
Ce document s'applique à la formation dispensée sans la présence d'un instructeur et ayant pour but de :
- atténuer les risques en fournissant aux individus des informations spécifiques qui les aideront à comprendre les valeurs de l'entreprise, à développer la perception/reconnaissance des dangers et à maîtriser la sélection/l'application des mesures de contrôle.
- démontrer la conformité réglementaire, c'est-à-dire répondre aux exigences selon lesquelles un « employeur doit s'assurer » que les travailleurs sont formés et/ou compétents (la formation étant un élément permettant de démontrer comment la compétence a été développée/évaluée).
- démontrer la diligence raisonnable devant les tribunaux en cas d'incident, notamment par la vérification de l'identité et de la participation des travailleurs.
Le défi inhérent à la prestation d'une formation vérifiée réside dans la difficulté de garantir que l'identité et la participation du travailleur sont conformes à l'objectif visé.
Les statistiques les plus récentes disponibles auprès du Bureau of Labor Statistics des États-Unis montrent que plus de 2,7 millions d'incidents sur le lieu de travail ont eu lieu rien qu'en 20202. L'enquête menée par l'OSHA sur ces incidents se concentre sur les facteurs clés qui auraient pu empêcher l'incident de se produire et sur la question de savoir si l'employeur a fait preuve d'un niveau de diligence raisonnable approprié, notamment en fournissant et en s'assurant du suivi d'une formation adéquate. Les enquêteurs de l'OSHA sont formés pour s'assurer que les travailleurs « reçoivent » une formation adéquate et non pas simplement que l'employeur a « fourni » un accès à la « formation »3.
Des tentatives ont été faites pour faciliter la diffusion, l'utilisation et la consommation de formations en ligne en autonomie, mais peu d'entre elles garantissent que l'employé est réellement impliqué. De plus, l'anonymat général des formations en ligne non vérifiées ne permet pas de créer un dossier défendable indiquant qui a suivi la formation et si les participants étaient activement engagés pendant celle-ci.
Sans preuve vérifiable que la formation a bien été reçue par les employés, les entreprises qui dispensent cette formation ne peuvent pas se conformer pleinement aux normes réglementaires et de diligence raisonnable. Heureusement, il existe désormais des technologies permettant de vérifier la formation en ligne sans contraintes liées à l'appareil, à la bande passante, au coût ou à l'administration.
Ce document d'orientation a été créé pour aider les organisations qui s'efforcent d'utiliser cette technologie dans le cadre de leur programme de formation en ligne, ainsi que les organisations qui dispensent des orientations de sensibilisation par l'intermédiaire de prestataires tiers à ceux qui travaillent dans les environnements à haut risque où elles opèrent.
1. Avis de non-responsabilité juridique
Ce document d'orientation n'a pas pour vocation de constituer un avis juridique. Il est destiné à servir de guide ou de recueil de bonnes pratiques pour les organisations qui utilisent ou envisagent d'utiliser des méthodes de vérification dans le cadre de formations en ligne, conformément à leurs exigences en matière d'éducation et de formation. Les lois spécifiques relatives à l'environnement, à la santé et à la sécurité au travail (SST) et à la protection de la vie privée varient d'une juridiction à l'autre. Les questions juridiques sont souvent complexes et dépendent fortement des circonstances propres à chaque cas.
Les organisations devraient solliciter des conseils juridiques basés sur leur situation particulière auprès d'un avocat spécialisé dans le domaine du droit concerné.
Les organisations doivent également garder à l'esprit que, comme toute technologie, l'application ou l'utilisation de la vérification de l'identité et de la participation peut être mise en œuvre avec diligence et facilité, ou au contraire de manière négligente, ce qui peut entraîner des risques juridiques (par exemple, des scans de pièces violant le 4e amendement, l'utilisation de données biométriques, la collecte/conservation/distribution excessive de données).
2. Portée
Les activités de formation mentionnées ici se déroulent sur des ordinateurs, des tablettes ou des smartphones disposant d'un accès à Internet et d'une caméra frontale. Cette formation implique généralement divers éléments multimédias tels que des animations, des graphiques, une narration vocale et des vidéos, utilisés pour transmettre le contenu pédagogique sur un sujet spécifique.
Ce document s'applique à la formation dispensée sans la présence d'un instructeur et ayant pour but de :
- atténuer les risques en fournissant aux individus des informations spécifiques qui les aideront à comprendre les valeurs de l'entreprise, à développer la perception/reconnaissance des dangers et à maîtriser la sélection/l'application des mesures de contrôle.
- démontrer la conformité réglementaire, c'est-à-dire répondre aux exigences selon lesquelles un « employeur doit s'assurer » que les travailleurs sont formés et/ou compétents (la formation étant un élément permettant de démontrer comment la compétence a été développée/évaluée).
- démontrer la diligence raisonnable devant les tribunaux en cas d'incident, notamment par la vérification de l'identité et de la participation des travailleurs.
Définitions
La défense de diligence raisonnable est un moyen de défense juridique accessible à une organisation ou à une personne accusée d'une infraction de responsabilité stricte. La plupart des infractions réglementaires sont des infractions de responsabilité stricte, ce qui inclut la majorité des infractions environnementales et celles liées à la santé et à la sécurité au travail. Cette défense est possible même lorsqu'une violation d'une infraction de responsabilité stricte a eu lieu. Elle offre au défendeur la possibilité de se défendre contre les accusations en prouvant qu'il a fait preuve de diligence raisonnable pour prévenir la violation. La défense exige que le défendeur prouve, selon la prépondérance des probabilités, que toutes les mesures raisonnables ont été prises dans les circonstances données. Cela signifie souvent que les organisations doivent prouver qu'un système approprié a été mis en place pour prévenir la violation et que des mesures raisonnables ont été prises pour assurer le fonctionnement efficace de ce système.
La vérification de l'identité est la confirmation de l'identité d'une personne par la comparaison du nom fourni et de ses traits faciaux sur une image numérique avec une pièce d'identité photographique crédible ou une image numérique préalablement confirmée.
L'e-vérification est l'utilisation d'une technologie web pour vérifier l'identité et la participation d'un apprenant pendant une formation ou une évaluation. Les observations de participation lors des évaluations visent à identifier tout écart par rapport à une norme de conduite communiquée qui pourrait affecter l'intégrité du processus d'évaluation.
Web-enabled désigne tout logiciel ou application qui repose sur un navigateur web ou s'exécute à l'intérieur de celui-ci, sans nécessiter de téléchargement ou d'installation supplémentaire sur l'appareil utilisé.
La vérification de la participation signifie que le participant était visiblement engagé tout au long de la session (c'est-à-dire présent, éveillé, attentif).
La défense de diligence raisonnable est un moyen de défense juridique accessible à une organisation ou à une personne accusée d'une infraction de responsabilité stricte. La plupart des infractions réglementaires sont des infractions de responsabilité stricte, ce qui inclut la majorité des infractions environnementales et celles liées à la santé et à la sécurité au travail. Cette défense est possible même lorsqu'une violation d'une infraction de responsabilité stricte a eu lieu. Elle offre au défendeur la possibilité de se défendre contre les accusations en prouvant qu'il a fait preuve de diligence raisonnable pour prévenir la violation. La défense exige que le défendeur prouve, selon la prépondérance des probabilités, que toutes les mesures raisonnables ont été prises dans les circonstances données. Cela signifie souvent que les organisations doivent prouver qu'un système approprié a été mis en place pour prévenir la violation et que des mesures raisonnables ont été prises pour assurer le fonctionnement efficace de ce système.
La vérification de l'identité est la confirmation de l'identité d'une personne par la comparaison du nom fourni et de ses traits faciaux sur une image numérique avec une pièce d'identité photographique crédible ou une image numérique préalablement confirmée.
L'e-vérification est l'utilisation d'une technologie web pour vérifier l'identité et la participation d'un apprenant pendant une formation ou une évaluation. Les observations de participation lors des évaluations visent à identifier tout écart par rapport à une norme de conduite communiquée qui pourrait affecter l'intégrité du processus d'évaluation.
Web-enabled désigne tout logiciel ou application qui repose sur un navigateur web ou s'exécute à l'intérieur de celui-ci, sans nécessiter de téléchargement ou d'installation supplémentaire sur l'appareil utilisé.
La vérification de la participation signifie que le participant était visiblement engagé tout au long de la session (c'est-à-dire présent, éveillé, attentif).
Pratiques traditionnelles
Les processus traditionnels exigent généralement que les travailleurs utilisent un identifiant et un mot de passe pour accéder à la formation via des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) internes ou tiers. Cette pratique peut limiter l'accès des utilisateurs, mais ne confirme ni l'identité du travailleur ni sa participation aux activités de formation, tout comme le mot de passe d'un téléphone portable ne restreint ni ne vérifie qui l'utilise. La formation vérifiée se distingue des pratiques traditionnelles car l'identité et la participation du travailleur pendant l'événement sont démontrables et peuvent donc être présentées comme preuve de la conformité réglementaire et/ou de la diligence raisonnable d'un employeur.
E-vérification
Les employeurs utilisant la vérification électronique (e-vérification) pour des raisons de conformité réglementaire et/ou de diligence raisonnable doivent s'assurer non seulement de l'identité d'une personne, mais aussi de sa participation active. La conformité réglementaire exige que les travailleurs soient « formés » et, plus précisément, que le contenu de la formation ait été « reçu ». L'e-vérification permet d'y parvenir grâce à des systèmes de vérification d'identité et de surveillance vidéo.
Les processus traditionnels exigent généralement que les travailleurs utilisent un identifiant et un mot de passe pour accéder à la formation via des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) internes ou tiers. Cette pratique peut limiter l'accès des utilisateurs, mais ne confirme ni l'identité du travailleur ni sa participation aux activités de formation, tout comme le mot de passe d'un téléphone portable ne restreint ni ne vérifie qui l'utilise. La formation vérifiée se distingue des pratiques traditionnelles car l'identité et la participation du travailleur pendant l'événement sont démontrables et peuvent donc être présentées comme preuve de la conformité réglementaire et/ou de la diligence raisonnable d'un employeur.
E-vérification
Les employeurs utilisant la vérification électronique (e-vérification) pour des raisons de conformité réglementaire et/ou de diligence raisonnable doivent s'assurer non seulement de l'identité d'une personne, mais aussi de sa participation active. La conformité réglementaire exige que les travailleurs soient « formés » et, plus précisément, que le contenu de la formation ait été « reçu ». L'e-vérification permet d'y parvenir grâce à des systèmes de vérification d'identité et de surveillance vidéo.
Considérations juridiques et réglementaires
1. Utilisation de la vérification électronique
Les organisations sont généralement tenues de se conformer aux règles qui régissent leurs activités. Ces règles peuvent prendre la forme de politiques ou de lois et peuvent être appliquées par des organismes de réglementation sectoriels. Par exemple, certaines organisations sont tenues de respecter les réglementations en matière de santé et de sécurité au travail ainsi que les normes environnementales. Les conséquences d'un manquement aux exigences réglementaires par un individu ou une organisation peuvent être graves et entraîner des décès, des invalidités permanentes, des dommages matériels, une contamination environnementale, des sanctions financières extrêmes, des poursuites judiciaires, une responsabilité pénale et, potentiellement, l'insolvabilité de l'organisation.
Par conséquent, les organisations doivent s'assurer que leurs représentants (par exemple, employés, entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs, agents, bénévoles ou membres) possèdent les connaissances nécessaires pour respecter leurs obligations et éviter toute infraction. Compte tenu des risques importants encourus, le recours à la vérification électronique peut s'avérer un élément essentiel pour permettre à une organisation de prouver que les individus ont bien reçu les informations requises pour acquérir les connaissances nécessaires.
La figure 1.0 ci-dessous présente le processus décisionnel permettant de déterminer comment la vérification électronique doit être appliquée en fonction de l'objectif ou du résultat de la formation.
Figure 1.0 – Besoin de vérification selon l'objectif de formation
1. Utilisation de la vérification électronique
Les organisations sont généralement tenues de se conformer aux règles qui régissent leurs activités. Ces règles peuvent prendre la forme de politiques ou de lois et peuvent être appliquées par des organismes de réglementation sectoriels. Par exemple, certaines organisations sont tenues de respecter les réglementations en matière de santé et de sécurité au travail ainsi que les normes environnementales. Les conséquences d'un manquement aux exigences réglementaires par un individu ou une organisation peuvent être graves et entraîner des décès, des invalidités permanentes, des dommages matériels, une contamination environnementale, des sanctions financières extrêmes, des poursuites judiciaires, une responsabilité pénale et, potentiellement, l'insolvabilité de l'organisation.
Par conséquent, les organisations doivent s'assurer que leurs représentants (par exemple, employés, entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs, agents, bénévoles ou membres) possèdent les connaissances nécessaires pour respecter leurs obligations et éviter toute infraction. Compte tenu des risques importants encourus, le recours à la vérification électronique peut s'avérer un élément essentiel pour permettre à une organisation de prouver que les individus ont bien reçu les informations requises pour acquérir les connaissances nécessaires.
La figure 1.0 ci-dessous présente le processus décisionnel permettant de déterminer comment la vérification électronique doit être appliquée en fonction de l'objectif ou du résultat de la formation.
Figure 1.0 – Besoin de vérification selon l'objectif de formation
Accusé de réception
Contrôles des connaissances
Orientations de base
Orientations spécifiques au site
Niveau de sensibilisation
Cours OSHA
Grilles d'observation
Listes de contrôle
HAZWOPER
Secourisme/RCP
Protection contre les chutes
Formation d'opérateur
Notation réussite/échec
Évaluation/devoir
Titres professionnels/commerciaux
Permis d'opérateur
2. Diligence raisonnable
Une organisation potentiellement en infraction avec une disposition de responsabilité stricte peut invoquer une défense de diligence raisonnable pour éviter toute responsabilité liée à cette infraction. Une fois l'infraction prouvée par l'accusation, la charge de la preuve est transférée à l'organisation, qui doit démontrer, entre autres, qu'un système formel a été adopté et qu'elle a pris des mesures raisonnables pour assurer le fonctionnement efficace de ce système. Si l'organisation ne parvient pas à s'acquitter de sa charge de la preuve, une condamnation en résultera.
Les tribunaux et les procureurs évalueront les actions et les omissions d'une organisation visant à prévenir un incident en fonction de ce qui est « raisonnable » dans les circonstances données. Si des avancées technologiques sont économiques et facilement accessibles et qu'une organisation ne les utilise pas, alors la défense de diligence raisonnable est affaiblie et l'organisation s'expose à une responsabilité.
En ce qui concerne la vérification électronique, les anciennes limites technologiques qui pouvaient réduire le caractère raisonnable de son utilisation n'existent plus, car la technologie est désormais largement disponible et accessible, même via un téléphone mobile.
Une organisation potentiellement en infraction avec une disposition de responsabilité stricte peut invoquer une défense de diligence raisonnable pour éviter toute responsabilité liée à cette infraction. Une fois l'infraction prouvée par l'accusation, la charge de la preuve est transférée à l'organisation, qui doit démontrer, entre autres, qu'un système formel a été adopté et qu'elle a pris des mesures raisonnables pour assurer le fonctionnement efficace de ce système. Si l'organisation ne parvient pas à s'acquitter de sa charge de la preuve, une condamnation en résultera.
Les tribunaux et les procureurs évalueront les actions et les omissions d'une organisation visant à prévenir un incident en fonction de ce qui est « raisonnable » dans les circonstances données. Si des avancées technologiques sont économiques et facilement accessibles et qu'une organisation ne les utilise pas, alors la défense de diligence raisonnable est affaiblie et l'organisation s'expose à une responsabilité.
En ce qui concerne la vérification électronique, les anciennes limites technologiques qui pouvaient réduire le caractère raisonnable de son utilisation n'existent plus, car la technologie est désormais largement disponible et accessible, même via un téléphone mobile.
3. Considérations relatives à la confidentialité
Outre le respect des exigences de confidentialité propres à chaque juridiction, une conformité internationale doit être assurée, car la nature même de l'accès en ligne au matériel pédagogique permet une utilisation transfrontalière4.
Lorsque la vérification électronique est intégrée à un processus de formation ou d'évaluation en ligne, des considérations spécifiques en matière de confidentialité doivent être prises en compte.
Limites appropriées pour prévenir une surveillance intrusive : Il existe diverses technologies et services de vérification électronique permettant d'assister et de surveiller la formation en ligne, mais beaucoup se sont révélés excessifs aux yeux des tribunaux et des commissions de protection de la vie privée. Plus précisément, l'utilisation de scans de pièces a été jugée comme une violation du quatrième amendement de la Constitution des États-Unis concernant les perquisitions illégales5.
Collecte et séparation des informations : Si des images de la pièce d'identité officielle d'une personne sont capturées, potentiellement dans un environnement domestique, ces informations ne doivent être ni conservées par, ni accessibles à toute personne ayant accès à d'autres données personnelles concernant cet individu (par exemple, des images de l'intérieur du domicile ou de la famille associées à l'adresse du domicile).
Images de pièces d'identité officielles et du participant : Les personnes qui autorisent l'accès à leur image aux fins de vérification d'identité peuvent, sans le savoir, fournir des informations personnelles et protégées. Afin d'éviter toute incidence sur les relations professionnelles, tous les supports doivent rester inaccessibles à l'employeur, aux associations d'employeurs et à leurs agents, et être supprimés dans les vingt-quatre heures suivant leur collecte, sauf si la loi l'exige ou pour démontrer une éventuelle non-conformité.
Les exigences supplémentaires en matière de confidentialité pour la vérification électronique doivent inclure :
- Les personnes soumises à une vérification électronique doivent recevoir la politique de confidentialité et les instructions d'utilisation dans une langue qu'elles comprennent.
- Ces informations ne doivent être ni utilisées ni divulguées à des fins secondaires, sauf si la loi l'exige ou si la personne concernée y consent.
- Les informations conservées et utilisées comme base pour les décisions de vérification électronique doivent être fournies à l'apprenant ou être facilement accessibles pour lui.
Outre le respect des exigences de confidentialité propres à chaque juridiction, une conformité internationale doit être assurée, car la nature même de l'accès en ligne au matériel pédagogique permet une utilisation transfrontalière4.
Lorsque la vérification électronique est intégrée à un processus de formation ou d'évaluation en ligne, des considérations spécifiques en matière de confidentialité doivent être prises en compte.
Limites appropriées pour prévenir une surveillance intrusive : Il existe diverses technologies et services de vérification électronique permettant d'assister et de surveiller la formation en ligne, mais beaucoup se sont révélés excessifs aux yeux des tribunaux et des commissions de protection de la vie privée. Plus précisément, l'utilisation de scans de pièces a été jugée comme une violation du quatrième amendement de la Constitution des États-Unis concernant les perquisitions illégales5.
Collecte et séparation des informations : Si des images de la pièce d'identité officielle d'une personne sont capturées, potentiellement dans un environnement domestique, ces informations ne doivent être ni conservées par, ni accessibles à toute personne ayant accès à d'autres données personnelles concernant cet individu (par exemple, des images de l'intérieur du domicile ou de la famille associées à l'adresse du domicile).
Images de pièces d'identité officielles et du participant : Les personnes qui autorisent l'accès à leur image aux fins de vérification d'identité peuvent, sans le savoir, fournir des informations personnelles et protégées. Afin d'éviter toute incidence sur les relations professionnelles, tous les supports doivent rester inaccessibles à l'employeur, aux associations d'employeurs et à leurs agents, et être supprimés dans les vingt-quatre heures suivant leur collecte, sauf si la loi l'exige ou pour démontrer une éventuelle non-conformité.
Les exigences supplémentaires en matière de confidentialité pour la vérification électronique doivent inclure :
- Les personnes soumises à une vérification électronique doivent recevoir la politique de confidentialité et les instructions d'utilisation dans une langue qu'elles comprennent.
- Ces informations ne doivent être ni utilisées ni divulguées à des fins secondaires, sauf si la loi l'exige ou si la personne concernée y consent.
- Les informations conservées et utilisées comme base pour les décisions de vérification électronique doivent être fournies à l'apprenant ou être facilement accessibles pour lui.
Considérations relatives aux conflits d'intérêts
Indépendance du prestataire : Le prestataire de vérification électronique ne doit avoir aucun intérêt financier dans le fournisseur du matériel pédagogique, en raison du risque d'altération de l'intégrité des résultats de la vérification. En effet, le fournisseur de matériel pédagogique pourrait être incité financièrement à minimiser l'impact de la vérification électronique afin de permettre une diffusion plus large de ses contenus avec moins de restrictions.
Indépendance du prestataire : Le prestataire de vérification électronique ne doit avoir aucun intérêt financier dans le fournisseur du matériel pédagogique, en raison du risque d'altération de l'intégrité des résultats de la vérification. En effet, le fournisseur de matériel pédagogique pourrait être incité financièrement à minimiser l'impact de la vérification électronique afin de permettre une diffusion plus large de ses contenus avec moins de restrictions.
Considérations technologiques
L'objectif de la vérification électronique est d'éliminer les besoins en matériel au-delà de ceux qui sont standard pour les ordinateurs, tablettes et téléphones, tels que les microphones, les haut-parleurs et les caméras vidéo.
Périphériques : Les périphériques supplémentaires qui surveillent les données biométriques (lecteurs d'empreintes digitales, moniteurs de fréquence cardiaque ou scanners rétiniens) peuvent offrir des méthodes alternatives de vérification d'identité, mais ils ne sont pas largement disponibles et ne sont donc pas recommandés.
L'utilisation de périphériques supplémentaires crée des barrières technologiques qui limitent la capacité des organisations à assurer une défense adéquate en matière de diligence raisonnable de manière rentable.
Logiciels intrusifs : Toute obligation pour les apprenants d'installer des logiciels (programmes, plugins et/ou extensions, applications) crée un risque de virus et de restrictions d'installation (lorsque les employés n'ont pas d'accès administrateur à leur appareil). La vérification électronique doit être accessible via le navigateur web et ne nécessiter aucune installation de logiciel pour fonctionner.
Détection de navigateur non sécurisé : Un navigateur non sécurisé compromet la confidentialité des informations transmises lorsqu'un utilisateur se connecte à un site de formation, soumet une pièce d'identité avec photo et autorise l'accès à sa webcam ou à son ordinateur. La sécurité fournie par le navigateur reposant sur sa mise à jour, la technologie de vérification électronique doit vérifier la version du navigateur et restreindre l'accès aux versions obsolètes.
Biométrie : La biométrie désigne les mesures et calculs liés aux caractéristiques humaines pouvant servir à identifier un individu. Dans le cadre de l'utilisation de la technologie biométrique pour la vérification électronique (eVerification), celle-ci doit être limitée à l'appareil de l'utilisateur ; aucune signature ou mesure biométrique ne doit être collectée, stockée et/ou distribuée à quelque étape que ce soit du processus de vérification électronique.
L'objectif de la vérification électronique est d'éliminer les besoins en matériel au-delà de ceux qui sont standard pour les ordinateurs, tablettes et téléphones, tels que les microphones, les haut-parleurs et les caméras vidéo.
Périphériques : Les périphériques supplémentaires qui surveillent les données biométriques (lecteurs d'empreintes digitales, moniteurs de fréquence cardiaque ou scanners rétiniens) peuvent offrir des méthodes alternatives de vérification d'identité, mais ils ne sont pas largement disponibles et ne sont donc pas recommandés.
L'utilisation de périphériques supplémentaires crée des barrières technologiques qui limitent la capacité des organisations à assurer une défense adéquate en matière de diligence raisonnable de manière rentable.
Logiciels intrusifs : Toute obligation pour les apprenants d'installer des logiciels (programmes, plugins et/ou extensions, applications) crée un risque de virus et de restrictions d'installation (lorsque les employés n'ont pas d'accès administrateur à leur appareil). La vérification électronique doit être accessible via le navigateur web et ne nécessiter aucune installation de logiciel pour fonctionner.
Détection de navigateur non sécurisé : Un navigateur non sécurisé compromet la confidentialité des informations transmises lorsqu'un utilisateur se connecte à un site de formation, soumet une pièce d'identité avec photo et autorise l'accès à sa webcam ou à son ordinateur. La sécurité fournie par le navigateur reposant sur sa mise à jour, la technologie de vérification électronique doit vérifier la version du navigateur et restreindre l'accès aux versions obsolètes.
Biométrie : La biométrie désigne les mesures et calculs liés aux caractéristiques humaines pouvant servir à identifier un individu. Dans le cadre de l'utilisation de la technologie biométrique pour la vérification électronique (eVerification), celle-ci doit être limitée à l'appareil de l'utilisateur ; aucune signature ou mesure biométrique ne doit être collectée, stockée et/ou distribuée à quelque étape que ce soit du processus de vérification électronique.
Résumé
La nouvelle ère de la formation en ligne est bien installée. Les contraintes telles que le personnel, l'espace, les horaires et/ou les restrictions de déplacement ne doivent plus entraver la capacité d'une organisation à dispenser une formation vérifiée. L'Alliance Standard est une publication offrant des conseils et des ressources pédagogiques pour aider les organisations à aborder la formation en ligne de manière vérifiée. Les organisations qui prennent les mesures raisonnables pour dispenser une formation vérifiée satisferont aux exigences de diligence raisonnable d'un point de vue réglementaire. De plus, préserver l'intégrité de la formation à la sécurité est tout simplement la chose juste et responsable à faire.
Les auteurs et contributeurs ne considèrent pas que le devoir de diligence doive être contraignant ou d'un coût prohibitif. Le respect de la vie privée, des droits et de l'expérience de l'apprenant doit toujours être prioritaire. La logique d'utilisation de la formation doit guider les organisations afin de réduire toute charge indue liée à l'application de restrictions inutiles aux critères de vérification.
Les prestataires de formation ne doivent pas être incités à minimiser les unités de formation qui ne répondent pas aux critères de vérification.
Pour toute question ou commentaire concernant cette publication, veuillez contacter verifiedtraining@alliancesafetycouncil.org ou bsmith@integrityadvocate.com
La nouvelle ère de la formation en ligne est bien installée. Les contraintes telles que le personnel, l'espace, les horaires et/ou les restrictions de déplacement ne doivent plus entraver la capacité d'une organisation à dispenser une formation vérifiée. L'Alliance Standard est une publication offrant des conseils et des ressources pédagogiques pour aider les organisations à aborder la formation en ligne de manière vérifiée. Les organisations qui prennent les mesures raisonnables pour dispenser une formation vérifiée satisferont aux exigences de diligence raisonnable d'un point de vue réglementaire. De plus, préserver l'intégrité de la formation à la sécurité est tout simplement la chose juste et responsable à faire.
Les auteurs et contributeurs ne considèrent pas que le devoir de diligence doive être contraignant ou d'un coût prohibitif. Le respect de la vie privée, des droits et de l'expérience de l'apprenant doit toujours être prioritaire. La logique d'utilisation de la formation doit guider les organisations afin de réduire toute charge indue liée à l'application de restrictions inutiles aux critères de vérification.
Les prestataires de formation ne doivent pas être incités à minimiser les unités de formation qui ne répondent pas aux critères de vérification.
Pour toute question ou commentaire concernant cette publication, veuillez contacter verifiedtraining@alliancesafetycouncil.org ou bsmith@integrityadvocate.com
Références
- American National Standards Institute and American Society of Safety Engineers ANSI+ASSE Z490.1 7.2.2
- https://www.bls.gov/news.release/pdf/osh.pdf
- US Occupational Safety and Health Administration (OSHA) #2254-09R
- Data Protection & Privacy 2014, publié par Law Business Research Ltd, Londres, Royaume-Uni, ISSN 2051-1280
- https://www.govinfo.gov/content/pkg/USCOURTS-ohnd-1_21-cv-00500/pdf/USCOURTS-ohnd-1_21-cv-00500-0.pdf
- American National Standards Institute and American Society of Safety Engineers ANSI+ASSE Z490.1 7.2.2
- https://www.bls.gov/news.release/pdf/osh.pdf
- US Occupational Safety and Health Administration (OSHA) #2254-09R
- Data Protection & Privacy 2014, publié par Law Business Research Ltd, Londres, Royaume-Uni, ISSN 2051-1280
- https://www.govinfo.gov/content/pkg/USCOURTS-ohnd-1_21-cv-00500/pdf/USCOURTS-ohnd-1_21-cv-00500-0.pdf