Quand la « formation en ligne » n'est-elle pas considérée comme telle par les régulateurs et les juges ?

Votre organisation a investi dans un programme de formation à la sécurité en ligne. Vos employés l'ont suivi. Vous disposez d'attestations de réussite. Vous êtes convaincu qu'en cas de problème, vous serez en mesure de démontrer votre diligence raisonnable.

Vous pourriez vous tromper.

Les tribunaux et les organismes de réglementation font de plus en plus la distinction entre la formation en ligne vérifiable et celle qui ne l'est pas. Si votre plateforme ne permet pas de confirmer l'identité de la personne ayant suivi la formation et sa participation réelle, cette formation pourrait ne pas être prise en compte au moment décisif.

La norme a évolué

La formation du personnel est passée progressivement, puis brutalement, de la salle de classe à l'écran. Les économies réalisées sont réelles, la flexibilité des horaires est indéniable et, pour de nombreuses organisations, la formation en ligne est désormais la seule option pratique pour atteindre un personnel dispersé.

Cependant, ce passage au numérique a engendré un problème inexistant en présentiel : comment prouver que la bonne personne a suivi la formation et qu'elle s'y est réellement investie, plutôt que de simplement lancer la vidéo et de s'absenter ?

Dans une salle de classe physique, un instructeur peut confirmer la présence et la participation. En ligne, sans la technologie appropriée, c'est impossible. Et dans les secteurs à haut risque, cette lacune entraîne des conséquences juridiques concrètes.

Ce que disent les tribunaux

L'affaire emblématique R. c. Rose's Well Services Ltd. a rendu ce problème impossible à ignorer. Au cours de l'enquête, un employé a admis avoir suivi la formation en ligne à la place d'autres collègues. L'employeur possédait pourtant des dossiers de formation et des données de suivi. Tout cela n'a eu aucune valeur, car les documents ne permettaient pas de démontrer que les personnes concernées avaient réellement suivi la formation.

Pour déterminer les responsabilités lors d'incidents au travail, les tribunaux utilisent la diligence raisonnable comme critère central. L'employeur a-t-il pris toutes les mesures raisonnablement praticables pour prévenir l'incident ? Fournir une formation en ligne non vérifiable ne satisfait pas à cette exigence.

Le conseiller juridique d'une multinationale de l'énergie l'a formulé clairement :

« Rendre nos formations et orientations à la sécurité accessibles sur le Web et demander au personnel de les suivre sans être en mesure de fournir la preuve documentaire que les employés ont réellement terminé ces formations ne serait pas, à mon avis, perçu favorablement lors d'une analyse visant à déterminer si une entreprise a satisfait à ses obligations de diligence raisonnable en cas d'incident. La diligence raisonnable est la seule défense d'une entreprise contre une infraction de responsabilité stricte. »

Il ne s'agit pas d'un risque hypothétique. C'est l'avis juridique émanant d'une grande organisation qui avait déjà mûrement réfléchi à la manière dont son programme de formation en ligne serait perçu par un juge.

Les trois risques liés à la formation en ligne non vérifiée

Quelqu'un d'autre suit la formation à votre place

Sans vérification d'identité, il est impossible de confirmer que la personne inscrite à la formation est bien celle qui l'a suivie. L'affaire Rose's Well Services n'est pas un cas isolé. La substitution d'identité est un problème connu dans la formation en entreprise, en particulier pour les cours de conformité obligatoires que les employés perçoivent comme une simple formalité administrative plutôt que comme une opportunité d'apprentissage.

L'apprenant parcourt le contenu sans s'y impliquer

Les dossiers de suivi indiquent qu'un cours a été terminé. Ils ne prouvent pas que quelqu'un l'a regardé, lu ou assimilé. Un apprenant qui lance la lecture, quitte la pièce et revient pour valider l'évaluation obtient une attestation identique à celle d'une personne ayant suivi chaque module avec attention. Dans le cadre d'une enquête réglementaire, cette distinction est capitale.

Le dossier ne peut pas être défendu

Même si la formation a été suivie en bonne et due forme, un employeur incapable de fournir la preuve documentée de l'identité de la personne formée et de sa participation réelle se trouve dans une position vulnérable. Les organismes de réglementation et les tribunaux ne reconnaissent pas les formations qui ne peuvent être vérifiées.

Réponses apportées par certaines organisations

Certaines organisations, dont Spectra Energy, ont réagi à ce problème en supprimant totalement la formation en ligne pour les contenus à haut risque, invoquant des préoccupations de sécurité liées à la confirmation de la présence des apprenants. Il s'agit d'un recul opérationnel majeur.

LaChartered Professionals in Human Resources of Alberta a adopté une position différente, soulignant l'existence de technologies capables d'atténuer les problèmes liés aux formations compromises en vérifiant à la fois l' identité et la participation des apprenants.

Cette technologie existe. La question est de savoir si votre organisation l'utilise.

À quoi ressemble une formation en ligne vérifiable

La formation en ligne vérifiée confirme trois éléments que la formation non vérifiée ne peut garantir :

• Identité — la personne inscrite est bien celle qui suit la formation
• Participation — l'apprenant était présent et attentif tout au long de la session, et pas seulement connecté
• Documentation — il existe un enregistrement pouvant être produit lors d'une enquête réglementaire ou d'une procédure judiciaire et capable de résister à un examen approfondi

Integrity Advocate a collaboré avec des organisations des secteurs de la construction, de l'exploitation minière, du pétrole et du gaz, ainsi que d'autres industries à haut risque, pour aider des centaines de milliers de personnes à suivre des formations en ligne conformes aux normes réglementaires et servant de preuve de diligence raisonnable.

La différence entre une formation en ligne valable et une formation qui ne l'est pas ne réside pas dans le contenu du cours. Elle réside dans votre capacité à prouver qui a suivi la formation et que cette personne était réellement présente.

Le choix auquel chaque employeur doit faire face

Les organisations qui proposent des formations en ligne à leur personnel sont confrontées à une décision simple. Mettre en œuvre une formation sans vérification d'identité ni suivi de la participation, et accepter les risques juridiques et réglementaires qui en découlent. Ou mettre en œuvre une formation dotée de la technologie nécessaire pour vérifier ces deux aspects, et être en mesure de démontrer sa diligence raisonnable si cela s'avère nécessaire devant un tribunal.

Avec Integrity Advocate, cette seconde option ne nécessite pas de refondre votre programme de formation. La solution s'intègre à votre LMS et à vos contenus de cours existants, en ajoutant la couche de vérification qui transforme un simple certificat de réussite en un document défendable.

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