August 1, 2020
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La formation à la sécurité en ligne doit être surveillée. L'industrie l'a exigé
Les organismes de réglementation et les instances de normalisation dans les domaines des ressources humaines, de la santé et de la sécurité, du pétrole, de l'accréditation professionnelle et de l'établissement de normes sont unanimes : pour être juridiquement défendable, la formation en ligne doit inclure une vérification de l'identité et une surveillance active. Cet article examine les exigences de cinq grands organismes sectoriels, les situations où la législation a rendu la surveillance obligatoire et ce que cela implique pour les organisations qui proposent aujourd'hui des formations en ligne sur la sécurité.
Lorsqu'une organisation fait l'objet d'un examen juridique à la suite d'un incident sur le lieu de travail, l'une des premières questions posées est de savoir si les employés ont reçu une formation adéquate. La seconde est de savoir si cette formation peut être vérifiée.
Les organismes de réglementation et les instances de normalisation définissent les critères que les tribunaux utilisent pour déterminer la diligence raisonnable. Si les pratiques de formation de votre organisation ne sont pas à la hauteur de ce que les associations professionnelles définissent comme raisonnable, cet écart devient une source de responsabilité. Et dans de nombreux secteurs, ces associations tiennent désormais le même discours : pour être valable, la formation en ligne doit inclure une vérification de l'identité et une surveillance.
Voici ce que cinq grands organismes sectoriels ont déclaré et ce que cela signifie pour votre organisation.
Pourquoi les normes sectorielles influencent les résultats juridiques
Les tribunaux n'inventent pas la définition du terme « raisonnable ». Ils se réfèrent aux normes publiées par des organisations sectorielles reconnues pour déterminer si un employeur a pris toutes les mesures raisonnables pour prévenir les dommages.
Cela signifie que les pratiques de formation recommandées par votre association professionnelle ne sont pas seulement des pratiques exemplaires. En cas d'incident, elles deviennent la référence par rapport à laquelle votre organisation est évaluée.
À mesure que la formation se déplace en ligne, ces normes répondent de plus en plus à une question précise : comment savoir si la bonne personne a suivi la formation et si elle y a réellement participé ?
Ce que les cinq organismes sectoriels exigent
Professionnels des ressources humaines
Les professionnels des RH utilisent la formation en ligne pour aborder l'éthique, le harcèlement, la prévention de la violence et la conformité liée au poste. En 2017, les Conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) ont émis une alerte à l'intention des membres dispensant des formations en ligne ayant une importance réglementaire, opérationnelle ou liée à la diligence raisonnable :
« Certaines organisations ont déjà réagi en n'acceptant plus la formation en ligne pour les activités à haut risque, tandis que d'autres ont rendu obligatoire l'utilisation d'une technologie qui vérifie à la fois l'identité et la participation du personnel suivant une formation en ligne critique sur le plan juridique et/ou opérationnel. Il existe des technologies qui atténuent les problèmes liés à la formation compromise en vérifiant à la fois l'identité et la participation des apprenants. »
Associations sectorielles
Les organisations des secteurs opérationnels à haut risque utilisent la formation en ligne pour gérer la sécurité et la préparation aux urgences. L'Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP) a déclaré directement qu'il est essentiel que les employeurs puissent vérifier que le personnel visé a bien reçu la formation en ligne et qu'il y a participé comme prévu.
Associations de santé et de sécurité
Les organismes de santé et de sécurité sont chargés de définir ce qui constitue un contrôle des risques raisonnable pour leur secteur. Dans les directives de bonnes pratiques de l'IOSH Alberta, ils précisent que la technologie de vérification de l'identité et de surveillance est particulièrement critique lorsque les organisations utilisent des supports pédagogiques en ligne dans le cadre de leurs stratégies de contrôle des risques.
Entités d'accréditation professionnelle
Les organisations qui délivrent des unités de formation continue (UFC) ont tout intérêt à confirmer que la personne inscrite à la formation est bien celle qui l'a suivie. Le Norme IACET pour la formation continue, catégorie 8.1, stipule que le prestataire doit disposer d'un processus permettant de vérifier que l'apprenant qui s'inscrit et participe à l'activité de formation est bien la même personne que celle qui reçoit les unités de formation continue (UFC) de l'IACET.
Organismes de normalisation
Les organismes de normalisation fournissent les exigences techniques auxquelles se réfèrent les régulateurs et les groupes industriels. La norme ANSI/ASSE Z490 précise que chaque stagiaire évalué doit être correctement identifié et que les dossiers de suivi de chaque session de formation doivent attester de la participation du stagiaire.
Quand les régulateurs légifèrent
Les normes industrielles définissent les attentes. Mais dans certaines juridictions, ces attentes sont devenues des exigences légales.
Pour la formation OSHA à New York, seules les formations en présentiel et les formations en ligne avec surveillance active sont acceptées. La norme est explicite : la formation en ligne sans surveillance ne répond pas aux exigences.
En novembre 2020, Transports Canada a ajouté des exigences pour la formation en ligne sur les marchandises dangereuses, stipulant que l'identité de la personne doit être confirmée avant ou au moment de la formation, et que la formation doit être suivie par la personne dont l'identité a été confirmée avant ou au moment de l'évaluation.
Il ne s'agit pas de suggestions, mais de seuils de conformité. Les organisations incapables de démontrer la vérification de l'identité et le suivi de la participation active pour les formations réglementées s'exposent à des risques.
Ce que cela signifie pour votre organisation
La tendance est claire dans tous les secteurs examinés ici. La formation en ligne sans vérification d'identité ni suivi de la participation est de moins en moins acceptée, tant par les organismes industriels que par les régulateurs. Les organisations qui en prennent conscience dès maintenant seront celles capables de démontrer leur diligence raisonnable si cela devait être nécessaire devant un tribunal.
Integrity Advocate collabore avec des organisations dans les secteurs de la formation, de la certification et de la conformité pour vérifier l'identité des apprenants et confirmer leur participation aux formations à la sécurité en ligne, afin que les dossiers conservés par votre organisation soient irréfutables.
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Foire aux questions
Trouvez les réponses aux questions les plus fréquemment posées par nos clients.
Les associations professionnelles établissent les normes de référence que les tribunaux utilisent pour déterminer si un employeur a fait preuve de diligence raisonnable. Lorsque ces associations précisent que la formation en ligne doit inclure une vérification de l'identité et un suivi de la participation active, la formation en ligne sans surveillance ne répond plus aux exigences de prudence requises. Dans les secteurs réglementés, le non-respect de cette norme expose l'entreprise à des risques juridiques et réglementaires.
Les secteurs soumis à des obligations de formation à la sécurité et présentant une forte responsabilité en cas d'incident sont les plus directement concernés. Il s'agit notamment du pétrole et du gaz, de la construction, de l'exploitation minière, du transport, de la santé et de la sécurité alimentaire. Les organismes de certification professionnelle de tout domaine délivrant des unités de formation continue sont également soumis à des exigences spécifiques en matière de vérification des apprenants.
En novembre 2020, Transports Canada a ajouté des exigences précisant que, lorsqu'une formation sur les marchandises dangereuses est suivie en ligne, l'identité de la personne doit être confirmée avant ou au moment de la formation, et que celle-ci doit être effectuée par la personne dont l'identité a été confirmée. Il s'agit de seuils de conformité, et non de recommandations.
La norme IACET pour la formation continue, catégorie 8.1, exige que les prestataires disposent d'un processus permettant de vérifier que l'apprenant qui s'inscrit et participe à une session de formation est bien la même personne que celle qui reçoit les unités de formation continue (CEU) de l'IACET. Cette norme s'applique à toute organisation délivrant des unités de formation continue sous l'accréditation de l'IACET.
Integrity Advocate vérifie l'identité de l'apprenant au début de chaque session et confirme sa participation active tout au long de celle-ci, générant un rapport documenté conforme aux exigences des associations professionnelles, des organismes de réglementation et des instances de normalisation. Il en résulte une formation en ligne capable de résister à l'examen de l'OSHA, de Transports Canada, de l'IACET, de l'ANSI et d'autres organismes qui imposent la formation en ligne surveillée comme norme acceptable.