February 9, 2021
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Votre institution ontarienne est-elle conforme à la FIPPA ? Ce que les fournisseurs de surveillance en ligne doivent savoir
Les universités, collèges, hôpitaux et organismes désignés de l'Ontario sont assujettis à la FIPPA, et tout fournisseur traitant des renseignements personnels d'apprenants doit se conformer à ses normes. Ce guide détaille les sept principes clés de la FIPPA et explique comment Integrity Advocate respecte chacun d'eux, de la limitation de la collecte à la suppression automatisée des données, en passant par l'information proactive des apprenants et une révision humaine qui restreint les données partagées avec les établissements.
Si votre organisation est une université, un collège, un hôpital ou un organisme désigné en Ontario, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (FIPPA) s'applique à tous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez et qui traitent des renseignements personnels, y compris votre plateforme de surveillance d'examens en ligne.
La FIPPA régit les institutions ontariennes depuis le 10 juin 2006. Elle établit un cadre réglementaire uniforme pour la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels. Pour la surveillance d'examens en ligne, qui recueille des données d'identité, des enregistrements de sessions et des informations comportementales sur les apprenants, la conformité à la FIPPA n'est pas facultative. C'est une condition sine qua non pour opérer au sein de l'écosystème du secteur public ontarien.
Ce guide détaille les sept principes clés de la FIPPA et explique précisément comment Integrity Advocate respecte chacun d'entre eux.
Qu'est-ce que la FIPPA et à qui s'applique-t-elle ?
La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée remplit deux objectifs. Premièrement, elle donne aux individus le droit d'accéder aux informations détenues par les institutions gouvernementales de l'Ontario. Deuxièmement, et c'est ce qui est le plus pertinent pour la surveillance d'examens en ligne, elle protège la vie privée des individus en limitant la manière dont les institutions et leurs prestataires de services collectent, utilisent et divulguent des renseignements personnels.
La FIPPA s'applique à tous les ministères du gouvernement de l'Ontario ainsi qu'à tout organisme, conseil, commission, société ou autre entité désigné comme institution en vertu des règlements. En pratique, cela inclut les universités, collèges et hôpitaux de l'Ontario, ainsi qu'un large éventail d'organisations publiques désignées.
Lorsqu'une institution ontarienne utilise une plateforme de surveillance d'examens en ligne, le fournisseur traitant les données des apprenants devient responsable du respect des normes de la FIPPA. Choisir un fournisseur qui ne répond pas à ces normes crée un risque de non-conformité pour votre institution.
Pourquoi la conformité à la FIPPA est-elle essentielle pour la surveillance d'examens en ligne ?
La FIPPA met l'accent sur la protection de la vie privée dès la conception (Privacy by Design), ce qui signifie que les mesures de protection doivent être intégrées aux systèmes d'information dès le départ, et non ajoutées a posteriori. Pour les plateformes de surveillance, cela implique que l'architecture elle-même doit refléter les principes de limitation de la collecte, de restriction des finalités et de destruction rapide des données.
Les organisations qui utilisent des fournisseurs de surveillance collectant plus de données que nécessaire, les conservant plus longtemps que requis ou les partageant sans contrôles appropriés s'exposent à des enquêtes liées à la FIPPA, à des conclusions du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, ainsi qu'à des risques de réputation auprès des apprenants, qui ont le droit de savoir comment leurs données sont traitées.
Les sept principes clés de la FIPPA et la manière dont Integrity Advocate respecte chacun d'eux
1. Autorité de collecte et modalités de collecte
La FIPPA limite la collecte de renseignements personnels aux activités autorisées et exige que la collecte soit effectuée directement auprès de l'individu, sauf dans des circonstances limitées.
Integrity Advocate ne collecte que ce qui est nécessaire pour vérifier l'identité d'un apprenant et surveiller sa session. Si un apprenant n'est pas autorisé à accéder à d'autres onglets de navigateur pendant son évaluation, Integrity Advocate surveille exactement cela, et rien de plus. D'autres fournisseurs de surveillance collectent systématiquement l'historique de navigation, la liste des fichiers sur le bureau et l'inventaire des programmes, ce qui dépasse largement les besoins de toute évaluation.
Les seules données qu'Integrity Advocate reçoit de sources autres que l'apprenant lui-même sont son prénom, son nom et son adresse électronique, fournis par le système de gestion de l'apprentissage (LMS) uniquement à des fins de vérification d'identité et de communication durant la session.
2. Exigences en matière d'avis
La FIPPA exige que les individus soient informés de la collecte de leurs renseignements personnels avant qu'elle n'ait lieu.
Integrity Advocate présente sa politique de confidentialité à chaque utilisateur au début de chaque session. Les utilisateurs doivent accepter activement cette politique avant toute collecte de renseignements personnels. La politique de confidentialité et les instructions de session sont disponibles dans des dizaines de langues afin de garantir que le consentement soit réellement éclairé, quelle que soit la langue maternelle de l'apprenant.
3. Utilisation et divulgation appropriées
La FIPPA limite l'utilisation et contrôle le partage des renseignements personnels aux seules activités autorisées.
Integrity Advocate propose un service complet de révision humaine spécifiquement conçu pour limiter ce qui est partagé avec les organisations clientes. Lorsqu'une session ne présente aucune infraction, aucun média de session n'est partagé. Lorsqu'une session est signalée, seules les informations minimales requises pour documenter le problème spécifique sont transmises, les renseignements personnels non pertinents étant caviardés. C'est l'opposé du fonctionnement de la plupart des plateformes de surveillance, où les enregistrements complets des sessions sont systématiquement remis aux institutions, qu'une infraction ait eu lieu ou non.
4. Exactitude
La FIPPA exige la mise en place de processus visant à garantir l'exactitude des renseignements personnels.
Les conclusions des sessions d'Integrity Advocate constituent un instantané documenté de ce qui s'est produit lors d'une évaluation spécifique. Comme ces conclusions reposent sur une révision humaine plutôt que sur des signalements algorithmiques automatisés, les informations enregistrées sont vérifiées pour leur exactitude avant d'être intégrées à un dossier. Les données de session ne changent pas avec le temps, ce qui élimine le risque de dérive ou de corruption pouvant affecter les systèmes dépendant de mises à jour continues.
5. Conservation
La FIPPA exige que les individus puissent accéder à leurs propres renseignements personnels pendant une période définie.
Integrity Advocate évite aux apprenants de devoir soumettre des demandes d'accès formelles en informant proactivement chaque utilisateur par courriel une fois sa session terminée et révisée. La notification détaille les informations conservées au-delà de la session et les conclusions qui en ont été tirées. Les apprenants savent exactement ce qui figure dans leur dossier sans avoir à le demander.
6. Sécurité
La FIPPA exige que les renseignements personnels soient conservés de manière sécurisée et confidentielle.
Integrity Advocate utilise un chiffrement 256 bits pour toutes les données en transit et au repos, stocke par défaut les données sur l'infrastructure AWS à Montréal et n'a subi aucune violation de données en plus de 12 ans d'activité. La plateforme détient la certification SOC 2, fournissant une vérification indépendante par un tiers des contrôles de sécurité. Les images d'identification des utilisateurs et les médias de session conformes sont supprimés dans les 24 heures suivant la fin de la session. Les données personnelles qui n'existent plus ne peuvent pas faire l'objet d'une violation.
7. Élimination et destruction
La FIPPA exige que l'élimination et la destruction des renseignements personnels soient autorisées et sécurisées.
Chaque élément de donnée personnelle collecté par Integrity Advocate est soumis à un paramètre de durée de vie appliqué par programmation. Lorsqu'une session est terminée, la suppression s'effectue automatiquement et exactement comme communiqué à l'apprenant. Il n'y a aucun processus manuel, aucune gestion d'exception et aucun risque que les données persistent au-delà de leur période de conservation prévue.
Conçu pour les institutions de l'Ontario
La FIPPA est l'un des nombreux cadres de confidentialité que les institutions de l'Ontario doivent respecter. Selon la nature de votre programme et l'emplacement de vos apprenants, la LPRPDE, la PIPA, le RGPD et la FERPA peuvent également s'appliquer. Integrity Advocate est conçu pour prendre en charge la conformité à plusieurs cadres simultanément, en s'appuyant sur la même architecture fondamentale de protection de la vie privée dès la conception.
Pour les institutions de l'Ontario en particulier, Integrity Advocate fournit la documentation, la piste d'audit et les pratiques de traitement des données dont vos équipes juridiques et de conformité ont besoin pour démontrer que votre fournisseur de surveillance respecte les normes de la FIPPA.
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Foire aux questions
Trouvez les réponses aux questions les plus fréquemment posées par nos clients.
La FIPPA est la loi ontarienne sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Elle régit la manière dont les institutions publiques de l'Ontario et leurs fournisseurs de services collectent, utilisent, divulguent et détruisent les renseignements personnels. Étant donné que les plateformes de surveillance d'examens en ligne recueillent des données d'identité, des enregistrements de sessions et des informations comportementales sur les apprenants, tout fournisseur de services de surveillance travaillant avec une université, un collège, un hôpital ou un organisme désigné de l'Ontario doit se conformer aux normes de la FIPPA.
La FIPPA s'applique à tous les ministères du gouvernement de l'Ontario ainsi qu'à tout organisme, conseil, commission, société ou autre entité désigné comme institution en vertu des règlements. En pratique, cela inclut les universités, les collèges, les hôpitaux, les conseils scolaires de l'Ontario et un large éventail d'organisations désignées par le secteur public. Si votre institution reçoit des fonds publics ou exerce ses activités sous une désignation provinciale, la FIPPA s'applique presque certainement à vous.
Les sept principes de la FIPPA sont l'autorisation de collecte, les modalités de collecte, les exigences en matière d'avis, l'utilisation et la divulgation appropriées, l'exactitude, la conservation, ainsi que la sécurité et l'élimination. Chaque principe impose des obligations spécifiques quant à la manière dont les renseignements personnels des apprenants doivent être traités tout au long du processus d'évaluation, de la collecte jusqu'à la suppression.
Non. La FIPPA limite la collecte aux seules données autorisées pour une activité spécifique. Les plateformes de surveillance d'examens qui collectent l'historique de navigation, l'inventaire des fichiers du bureau ou la liste des programmes au-delà de ce qui est nécessaire pour vérifier l'identité et surveiller la session ne respectent pas les exigences de limitation de collecte de la FIPPA. Integrity Advocate surveille uniquement ce que les règles de l'évaluation exigent, et rien de plus.
Oui. La FIPPA exige que les individus soient informés de la collecte de leurs renseignements personnels avant qu'elle n'ait lieu. Integrity Advocate répond à cette exigence en présentant sa politique de confidentialité à chaque apprenant au début de chaque session, en exigeant une acceptation active avant toute collecte de données et en proposant cette politique dans des dizaines de langues afin de garantir un consentement réellement éclairé.