February 10, 2021
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Votre plateforme de surveillance en ligne est-elle conforme au FERPA ? Ce que les établissements d'enseignement américains doivent savoir
Le FERPA régit la manière dont les établissements d'enseignement américains et leurs prestataires traitent les dossiers scolaires des étudiants, et les données de surveillance en ligne liées à des étudiants spécifiques entrent directement dans son champ d'application. Ce guide explique comment le FERPA s'applique aux prestataires de surveillance, ce que les établissements doivent rechercher pour garantir leur conformité, et comment les pratiques de minimisation des données, de révision humaine et de suppression sous 24 heures d'Integrity Advocate soutiennent vos obligations en matière de FERPA.
LaLoi sur les droits éducatifs et la vie privée régit les dossiers scolaires des étudiants aux États-Unis depuis 1974. Pendant la majeure partie de son existence, la conformité signifiait contrôler l'accès aux dossiers papier et aux relevés de notes. Aujourd'hui, cela implique d'évaluer soigneusement chaque plateforme technologique qui traite des données d'étudiants, y compris la surveillance en ligne.
Si votre établissement est soumis au FERPA et que vous utilisez la surveillance en ligne, les données collectées par votre prestataire peuvent constituer une partie du dossier scolaire d'un étudiant. Cela fait du choix du prestataire une décision relevant du FERPA, et pas seulement une décision technologique.
Ce guide explique les exigences du FERPA, son application à la surveillance en ligne et la manière dont Integrity Advocate est conçu pour soutenir les obligations de conformité de votre établissement.
Qu'est-ce que le FERPA et à qui s'applique-t-il ?
La loi sur les droits éducatifs et la vie privée (Family Educational Rights and Privacy Act) est une loi fédérale américaine qui protège la confidentialité des informations personnellement identifiables contenues dans les dossiers scolaires des étudiants. Elle s'applique à tout établissement d'enseignement recevant des fonds du ministère américain de l'Éducation, ce qui inclut pratiquement toutes les écoles publiques, les collèges et les universités.
Le FERPA confère aux étudiants deux droits principaux. Premièrement, le droit d'accéder à leurs propres dossiers scolaires. Deuxièmement, le droit de contrôler la divulgation de ces dossiers à des tiers. Les établissements qui violent le FERPA risquent de perdre leurs financements fédéraux.
En vertu du FERPA, un dossier scolaire comprend tout document directement lié à un étudiant et conservé par un établissement ou une partie agissant en son nom. Lorsqu'une plateforme de surveillance collecte des données de session, des images d'identité et des indicateurs comportementaux liés à un étudiant spécifique, ces données peuvent entrer dans la définition d'un dossier scolaire.
Comment le FERPA s'applique à la surveillance en ligne
Le FERPA traite des prestataires de surveillance à travers le concept de responsable scolaire ayant un intérêt éducatif légitime. Les établissements peuvent partager les dossiers scolaires des étudiants avec des prestataires tiers sans consentement explicite de l'étudiant si le prestataire répond à des critères spécifiques :
- Le prestataire exécute un service ou une fonction que l'établissement effectuerait lui-même autrement
- Le prestataire est sous le contrôle direct de l'établissement en ce qui concerne l'utilisation et la conservation des dossiers scolaires
- Le prestataire utilise les données uniquement aux fins pour lesquelles la divulgation a été effectuée
- Le prestataire ne divulgue pas à nouveau les données sans autorisation
Cela signifie que votre prestataire de surveillance doit agir en tant que responsable scolaire légitime sous la direction de votre établissement, et non en tant que partie indépendante libre d'utiliser les données des étudiants à ses propres fins.
Les prestataires de surveillance qui utilisent les données de session des étudiants pour le développement de produits, l'entraînement d'algorithmes, la recherche secondaire ou toute autre finalité dépassant la prestation du service de surveillance opèrent en dehors de ce que le FERPA autorise.
Ce que le FERPA exige des prestataires de surveillance
Pour qu'un fournisseur de surveillance d'examens soutienne votre conformité au FERPA plutôt que de la compromettre, il doit être en mesure de démontrer les points suivants :
Limitation de l'utilisation des données
Les données des étudiants collectées lors des sessions de surveillance doivent être utilisées uniquement aux fins de prestation du service de surveillance. Elles ne peuvent être vendues, transférées ou utilisées à des fins secondaires sans l'autorisation explicite de l'établissement.
Integrity Advocate utilise les données de session exclusivement à des fins d'intégrité des évaluations. Les données des étudiants ne sont ni vendues, ni louées, ni réutilisées à des fins de recherche, ni utilisées pour entraîner des algorithmes au-delà du cadre de la session spécifique pour laquelle elles ont été collectées.
Absence de divulgation non autorisée
Le FERPA interdit aux fournisseurs de divulguer à nouveau les dossiers scolaires des étudiants à des tiers sans l'autorisation de l'établissement.
Integrity Advocate ne divulgue aucune donnée de session à un tiers autre que l'établissement ayant déployé l'évaluation. Lorsqu'une session est signalée, seules les informations minimales nécessaires pour documenter le problème spécifique sont partagées. Les données des sessions sans infraction ne sont jamais partagées.
Limitation de la collecte
Bien que le FERPA ne précise pas les limites de collecte aussi strictement que certaines lois sur la protection de la vie privée, l'exigence selon laquelle les fournisseurs doivent agir sous la direction de l'établissement et n'utiliser les données qu'à des fins autorisées crée une obligation implicite de ne collecter que ce qui est nécessaire.
Integrity Advocate ne collecte que les données requises pour vérifier l'identité d'un étudiant et surveiller sa session. L'historique du navigateur, le contenu des fichiers sur le bureau et les inventaires de programmes ne sont pas collectés. Si un étudiant n'est pas autorisé à accéder à d'autres onglets pendant son examen, Integrity Advocate surveille uniquement ce point et rien d'autre.
Sécurité des données
Il incombe aux établissements de s'assurer que les fournisseurs avec lesquels ils travaillent protègent les données des étudiants au moyen de mesures de sécurité appropriées.
Integrity Advocate utilise un chiffrement 256 bits en transit et au repos, stocke les données sur l'infrastructure AWS à Montréal par défaut et n'a subi aucune violation de données en plus de 12 ans d'activité. La plateforme détient la certification SOC 2, fournissant une vérification indépendante des contrôles de sécurité. Les images d'identité des étudiants et les enregistrements de session sont supprimés dans les 24 heures suivant la fin de la session pour les sessions sans infraction.
Notification aux étudiants
Le FERPA donne aux étudiants le droit de savoir quelles informations sont conservées à leur sujet. Integrity Advocate traite cette question de manière proactive en envoyant à chaque étudiant un e-mail après la fin et l'examen de sa session, détaillant les données conservées et les conclusions tirées.
Le FERPA et l'exigence de notification annuelle
Le FERPA exige que les établissements informent les étudiants chaque année de leurs droits en vertu de la loi. Si votre établissement utilise la surveillance d'examens en ligne, cette notification doit inclure des informations sur la manière dont les données des sessions de surveillance sont traitées, leur durée de conservation et les droits d'accès des étudiants.
Travailler avec un fournisseur de surveillance qui propose des pratiques de données claires et documentées rend cette notification simple. Travailler avec un fournisseur dont les pratiques en matière de données sont opaques ou mal documentées crée un problème de divulgation que votre établissement devra résoudre seul.
Le FERPA dans le contexte de la surveillance basée sur l'IA
Un domaine où la conformité au FERPA est de plus en plus pertinente est l'utilisation de systèmes d'IA automatisés pour prendre des décisions concernant les étudiants sur la base des données de session. Lorsqu'un algorithme signale un étudiant pour suspicion de mauvaise conduite et que ce signalement est intégré au dossier de l'étudiant, l'exactitude de ce signalement est importante au regard du FERPA.
Le processus de révision humaine d'Integrity Advocate répond directement à cette préoccupation. Chaque résultat automatisé est examiné par une personne qualifiée avant qu'une quelconque conclusion ne soit enregistrée. Les étudiants ne sont pas sanctionnés sur la base d'un algorithme seul, et les informations intégrées à tout dossier reflètent un jugement documenté et révisé plutôt qu'un résultat automatisé.
Le FERPA est un socle, pas un plafond
Le FERPA définit des normes minimales pour la protection des dossiers scolaires des étudiants. Les établissements situés dans des États dotés de lois sur la confidentialité plus strictes, ou ceux accueillant des étudiants soumis au RGPD, à la LPRPDE ou à d'autres cadres juridiques, doivent respecter les normes les plus élevées applicables.
Integrity Advocate est conçu pour assurer la conformité à plusieurs cadres simultanément. L'architecture de protection de la vie privée dès la conception (Privacy by Design) qui répond aux exigences du FERPA prend également en charge la LPRPDE, la FIPPA, la PIPA, la POPIA et le RGPD, ce qui en fait un choix cohérent pour les établissements accueillant une population étudiante géographiquement diversifiée.
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Foire aux questions
Trouvez les réponses aux questions les plus fréquemment posées par nos clients.
Le FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) est une loi fédérale américaine qui protège la confidentialité des dossiers scolaires des étudiants. Elle s'applique à tout établissement recevant des fonds du ministère de l'Éducation, ce qui inclut pratiquement tous les collèges et universités des États-Unis. Les données de surveillance en ligne liées à des étudiants spécifiques peuvent constituer une partie d'un dossier scolaire au titre du FERPA, rendant la conformité des fournisseurs directement pertinente pour les obligations de votre établissement.
Pas nécessairement. La loi FERPA autorise les établissements à partager les dossiers scolaires des étudiants avec des prestataires tiers sans consentement explicite de l'étudiant, à condition que le prestataire soit considéré comme un responsable de l'établissement ayant un intérêt pédagogique légitime. Pour être éligible, le prestataire doit fournir un service que l'établissement assurerait lui-même, agir sous la direction de l'établissement, utiliser les données uniquement aux fins autorisées et ne pas les divulguer sans autorisation.
Non. La loi FERPA exige que les fournisseurs utilisent les données des étudiants uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées. Les fournisseurs de services de surveillance d'examens qui utilisent les données de session pour l'entraînement d'algorithmes, le développement de produits, la recherche secondaire ou toute autre finalité dépassant le cadre de la prestation de service agissent en dehors de ce que permet la loi FERPA. Les établissements qui collaborent avec de tels fournisseurs partagent les risques liés à la conformité.
Integrity Advocate collecte uniquement les données nécessaires pour vérifier l'identité de l'étudiant et surveiller sa session d'évaluation. Les enregistrements de session et les images d'identité sont supprimés dans les 24 heures suivant la fin des sessions sans infraction. Seules les informations minimales requises pour documenter un problème spécifique sont conservées lorsqu'une infraction est constatée. Les étudiants reçoivent un e-mail après la session détaillant exactement ce qui a été conservé.
La loi FERPA exige que les informations contenues dans les dossiers des étudiants soient exactes. Le processus de vérification humaine d'Integrity Advocate garantit que chaque signalement automatisé est évalué par un examinateur qualifié avant qu'une quelconque conclusion ne soit enregistrée. Ainsi, les informations intégrées au dossier d'un étudiant reflètent un jugement humain documenté, et non un résultat algorithmique potentiellement inexact.
Le FERPA s'applique aux établissements américains et aux dossiers qu'ils conservent, quel que soit l'endroit où se trouvent les étudiants. Si votre établissement est soumis au FERPA et accueille des étudiants internationaux, le FERPA s'applique aux dossiers de ces étudiants. Les établissements accueillant des étudiants dans d'autres juridictions peuvent également devoir se conformer à des cadres supplémentaires tels que le RGPD, la LPRPDE ou le POPIA.